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Version: 2026.001.000 (beta)

B2b Flow

Scenario​

The B2B scenario describes the integration between two or more companies (typically customers, suppliers, or business partners) that need to exchange data and documents in a structured, reliable, and traceable manner, reducing manual tasks and duplication.

The primary objective is to enable an external system (ERP, B2B platform, middleware, marketplace) to interact with TeamSystem to support end-to-end processes such as:

  • publishing and updating catalogs;
  • receiving and managing orders;
  • exchanging commercial documents (delivery notes, invoices);
  • synchronizing statuses, progress, and outcomes.

The B2B scenario is not limited to a single API or document, but covers the entire operational flow, from partner onboarding to the management of tax and logistics documents.

  • Typical context

    • Company A uses TeamSystem as its administrative/management ERP.
    • Company B uses an external system (ERP, custom management system, integration platform).

B2B use cases​

For each use case, the recommended approach between Smart Web APIs and traditional Web APIs is indicated. This recommendation is functional and aimed at ease of integration; the technical details and API references will be provided at a later stage.

  • Caso d’uso 1 – Sincronizzazione catalogo commerciale

Attori: • Sistema partner B2B • TeamSystem

Descrizione: Il partner recupera da TeamSystem il catalogo articoli (articoli, listini, unità di misura, anagrafiche collegate) per allineare il proprio sistema o per pubblicarlo verso clienti o marketplace.

Allineamento API

  • Smart Web API – Consigliate per letture strutturate e standardizzate del catalogo; per ridurre la complessità di mapping e gestione versioni.
  • Web API tradizionali utilizzabili in scenari avanzati o personalizzati. Risultato: Cataloghi sincronizzati ed eliminazione di aggiornamenti manuali.
  • Caso d’uso 2 – Ricezione ordine cliente da sistema esterno

Attori: • Sistema partner B2B • TeamSystem

Descrizione: Un ordine cliente viene creato su un sistema esterno (portale ordini, marketplace B2B) e trasmesso a TeamSystem per la gestione commerciale, logistica e amministrativa.

Allineamento API

  • Smart Web API – Consigliate per l’inserimento guidato dell’ordine; per la gestione delle validazioni funzionali standard.
  • Web API tradizionali necessarie solo in casi di logiche custom non coperte. Risultato: Ordini acquisiti automaticamente e piena coerenza tra canali di vendita e gestionale.
  • Caso d’uso 3 – Scambio documenti logistici (DDT)

Attori: • Sistema partner B2B • TeamSystem

Descrizione: I documenti di trasporto generati vengono scambiati tra i sistemi per garantire l’allineamento dei flussi logistici e lo stato delle spedizioni.

Allineamento API

  • Smart Web API – Consigliate per la creazione e la consultazione dei documenti; per mantenere coerenza con il processo logistico standard.
  • Web API tradizionali utilizzabili per integrazioni legacy già esistenti. Risultato: Visibilità condivisa delle spedizioni e riduzione delle incongruenze operative.
  • Caso d’uso 4 – Fatturazione e scambio documenti fiscali

Attori: • TeamSystem • Sistema partner B2B

Descrizione: La fattura emessa in TeamSystem viene resa disponibile al partner per la contabilizzazione, l’archiviazione o la distribuzione verso clienti e sistemi terzi.

Allineamento API

  • Smart Web API – Fortemente consigliate per la gestione dei documenti fiscali; per garantire coerenza normativa e ridurre errori di integrazione.

  • Web API tradizionali da utilizzare solo se non ancora disponibile copertura Smart. Risultato: Allineamento automatico dei documenti fiscali e riduzione dei tempi di riconciliazione.

  • CRUD Summary – Invoice Management via Smart WebAPI

Here you will find the references to the APIreference .

Invoice management in Smart WebAPI is structured according to a complete CRUD model, integrated with validation and asynchronous process management.

  • CREATE – Invoice Creation go to examples

    • Creation occurs asynchronously via a REST endpoint.
    • The client sends a JSON payload based on InvoiceDTO Smart.
    • The main phases are:
      • Sending a batch request
      • Formal and semantic data validation
      • Mapping to the target ERP model
      • Asynchronous sending to the ERP backend
      • Returning the batch GUID
      • Monitoring the processing status

  • READ – invoice consultation go to examples

    • Retrieval via endpoint:
      • GET by single document ID
      • GET document list
      • Features:
        • Synchronous operation
        • Filter and pagination support
        • Returns the complete DTO (header, rows, metadata)

  • UPDATE – Invoice Update go to examples

    • Endpoint: PUT by id
    • Allows modification of existing invoices:
      • Only if the document is in editable status (e.g., not accounted for)
    • Process:
      • Send payload with updated data
      • Validate data consistency
      • Mapping to management DTO
      • Synchronous or asynchronous sending depending on the backend

  • DELETE – invoice cancellation go to examples

    • Endpoint: DELETE by ID
    • Allows document deletion:
      • Only if not accounted for or not tied to tax processes
    • Behavior:
      • Logical or physical deletion according to ERP rules

  • VALIDATE go to examples

    • Endpoint: POST
    • Allows:
      • Data verification without actual creation
      • Pre emptive error checking for:
        • Mandatory fields
        • Tax consistency
        • Row structure
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